隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，所做的事情也越來越多，部門之間需要協(xié)調(diào)的事情自然而然就多。聯(lián)系越密切，部門之間的管理界限就越模糊。這時就需要一個標準化的文件——部門職能說明書，以清晰地呈現(xiàn)部門職能的邊界以及權限。

　　一、部門職能說明書的概念

　　首先我們來看看什么是部門。部門是一個組織的機構，它是為完成特定任務而設置的具有權利管轄一個或多個特定領域事務的機構。從定義上看，部門具有兩個特點，一個是它擁有管理權利，另一個是它立足于特定領域。再看部門職能說明書，它是將公司承擔的主要職能和權限用規(guī)范的語言界定后形成的文本。在編寫部門職能說明書的時候需要突出部門的這兩個特點。部門職能說明書能夠幫助部門員工對本部門需要做的事情形成統(tǒng)一的認知，便于部門管理的同時，減少了部門之間推諉扯皮的現(xiàn)象，促進部門間協(xié)作，提升運營效率。

　　二、部門職能梳理的原則

　　形成部門職能說明書最主要的步驟是部門職能的梳理。在梳理部門職能時需要謹記這樣兩個原則：一個是立足現(xiàn)實，一個是著眼未來。企業(yè)在發(fā)展過程中會更加清晰自己的業(yè)務范圍，不斷沉淀一些好的方法和工作流程，這些成功的經(jīng)驗需要進行提煉、保留。這也就是為什么部門職能首先要立足于現(xiàn)實，也就是要把過往的成功經(jīng)驗固態(tài)化、標準化。同時也要考慮到隨著環(huán)境的變化，為完成企業(yè)戰(zhàn)略目標，一些做法也是會隨之變化、調(diào)整、改進的，因此在編制部門職能的過程中也需要考慮未來。

　　三、部門職能梳理的方法

　　一般可以從戰(zhàn)略、組織結構、流程三個角度對部門職能進行梳理。戰(zhàn)略決定了部門的側重點，部門需要對戰(zhàn)略進行承接。公司戰(zhàn)略性文件中提及的項目需要在部門職能中體現(xiàn)，讓員工清楚明白部門有這樣一項目標，它是需要部門所有員工去努力實現(xiàn)的。不同類型的組織結構對于部門間的協(xié)作、權責分工本身就有一定影響。例如矩陣型組織結構，雙頭甚至多頭管理是常見現(xiàn)象，這就需要在部門說明書中寫清楚不同部門管理的內(nèi)容。對流程進行分析是部門職能梳理的重點，通過多層級分解流程，確定該段流程涉及的部門，以及涉及到的部門所被賦予的權利和責任，就可以得到部門職能。通過流程分析出來的部門職能較為完善，因此這也是最常用的一種方法。

　　四、部門職能說明書內(nèi)容

　　部門使命就是部門的核心定位，它是完整闡述部門的主要工作重心、核心價值的一句話。它是在全面了解部門職能的前提下，高度概括或者提煉總結而成的。一般可以在完成一級、二級職能之后進行概括描述?？梢允褂眠@樣的“三段式”結構：“依據(jù)XXX(文件、法規(guī)等)，做XXX(特定領域)事，達到XXX效果”。

　　一級職能是指部門為了實現(xiàn)其使命，需要進行管理的關鍵領域。一級職能的編寫要求我們把從戰(zhàn)略、組織結構或流程梳理出來的職能進行提煉、匯總。匯總后按重要性排序，并使用PDCA原則檢查是否完整。接下來要辨別各部門的職能和組織結構是否匹配，是否存在交叉、重疊、空缺現(xiàn)象。具體的分析過程與案例歡迎大家訂閱蘇盟在線《如何編寫部門職能》這一課程，這里就不再贅述了。最后要在充分溝通的前提下，與高層領導和各部門統(tǒng)一意見。

　　二級職能是指為取得關鍵領域成果部門采取的具體做法。二級職能除了來自一級職能的梳理、擴充外，還可以來自于：資料研讀、訪談等前期調(diào)研的積累;與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)進行對標;以及初步完成的稿件的溝通確認過程。一般在溝通確認時有3個重要的節(jié)點，首先是與部門負責人溝通，根據(jù)意見進行修改;接著和高層領導溝通并修改形成意見征求稿，再次與部門負責人就修改內(nèi)容進行確認并簽字。通過“從下到上”與“從上到下”方法的結合，確保形成統(tǒng)一意見。

　　結束語

　　部門職能說明書是將部門所承擔的主要職能和權限用規(guī)范的語言界定，從而形成的標準化文本。它以戰(zhàn)略、組織、流程為依據(jù)，描繪了部門為達成關鍵成果的實施路徑圖。通過梳理、分析，理清了部門的權責，加強了部門間協(xié)作，提升了組織運營效率。它也是組織管理的基礎，為崗位設置、崗位職責劃分提供了依據(jù)。

　　部門職能說明書是用規(guī)范的語言來界定部門的主要職責和權限的標準化文本，是基于戰(zhàn)略、組織和流程，描述了部門為實現(xiàn)關鍵成果的實施路徑圖。通過梳理和分析，明確了部門的權責，加強了部門之間的協(xié)調(diào)與合作，提高了組織的運營效率。它也是組織管理的基礎，為崗位設置以及崗位職責劃分提供了依據(jù)。

　　以上就是關于部門職能說明書的相關介紹。

　　本文來源于微信公眾號：蘇盟在線

　　微信ID：sumeng_consulting